ข้อผิดพลาดทางอีเมลสิบสองอันดับแรกที่สามารถก่อวินาศกรรมอาชีพของคุณได้
คุณกลับไปที่สำนักงานของคุณจากการประชุมช่วงบ่ายและตัดสินใจที่จะตรวจสอบอีเมล อีกหนึ่งชั่วโมงต่อมาหลังจากดาวน์โหลดข้อความของคุณแล้วเลือกข้อความที่คุณควรอ่านลบข้อความที่ดูเหมือนขยะสร้างหัตถกรรมตอบกลับไปยังข้อความที่สำคัญที่สุดโดยยื่นคนอื่น ๆ ที่คุณต้องการทำงานในภายหลังคุณสงสัยว่าวันไหนของคุณ มันเป็นเช่นนั้นเมื่อคุณมาถึงที่ทำงานในเช้าวันนี้และพรุ่งนี้ก็สัญญาว่าจะไม่แตกต่างกัน
การระเบิดทางอีเมลนี้คืออะไร? มีจุดเมื่อโลกทั้งโลกตัดสินใจที่จะใช้อินเทอร์เน็ตเป็นเครื่องมือสื่อสารทางธุรกิจของพวกเขาเลือก? มีกฎสำหรับการจัดการข้อความเหล่านี้และเป็นผู้ใช้ที่เป็นมืออาชีพและมีความสุภาพของจดหมายอิเล็กทรอนิกส์หรือไม่? มี แต่ทุกคนไม่ได้รับคำ
อีเมลของคุณเป็นส่วนหนึ่งของภาพมืออาชีพของคุณเหมือนกับเสื้อผ้าที่คุณใส่ตัวอักษรไปรษณีย์ที่คุณเขียน (สมมติว่าคุณยังทำอยู่) การทักทายข้อความเสียงและการจับมือที่คุณเสนอ หากคุณต้องการสร้างความประทับใจในทุก ๆ ด้านและสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่ดีโปรดใส่ใจกับอีเมลของคุณและหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดอีเมลสิบสองอันดับแรกเหล่านี้:
1.OMITTING LINE SUBJECT เราผ่านพ้นช่วงเวลาที่เราไม่ได้ตระหนักถึงความสำคัญของหัวเรื่อง มันไม่มีเหตุผลที่จะส่งข้อความที่อ่านว่า “ไม่มีหัวเรื่อง” และดูเหมือนจะไม่เกี่ยวอะไรเลย เนื่องจากมีอีเมลจำนวนมากที่แต่ละคนได้รับหัวข้อหัวเรื่องเป็นสิ่งจำเป็นหากคุณต้องการให้ข้อความของคุณอ่านเร็ว ๆ นี้ บรรทัดหัวเรื่องกลายเป็นตะขอ
2. ไม่ต้องให้ความสำคัญกับสายการผลิตของคุณ ส่วนหัวของคุณควรเกี่ยวข้องกับข้อความของคุณไม่ใช่แค่“ Hi” หรือ“ Hello” ผู้รับจะเป็นผู้ตัดสินใจลำดับที่เขาอ่านอีเมลโดยขึ้นอยู่กับว่าใครเป็นคนส่งและสิ่งที่เกี่ยวข้อง อีเมลของคุณจะมีการแข่งขันมากมาย
3. การเปลี่ยนผู้ใช้ให้เป็นแนวทางที่ถูกต้องกับ SUBJECT ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังเขียนผู้เผยแพร่เว็บส่วนหัวแรกของคุณอาจเป็น “เนื้อหาเว็บไซต์” อย่างไรก็ตามเมื่อเว็บไซต์ของคุณพัฒนาและคุณส่งข้อมูลเพิ่มเติมติดป้ายข้อความแต่ละข้อความว่าอะไรคือ “ข้อมูลการติดต่อ” “กราฟิก “หรือ” หน้าแรก “อย่ากด” ตอบกลับ “ทุกครั้ง การเปลี่ยนส่วนหัวจะช่วยให้ผู้เผยแพร่ของคุณค้นหาเอกสารเฉพาะในโฟลเดอร์ข้อความของเขาโดยไม่ต้องค้นหาทุกรายการที่คุณส่ง หากคุณเปลี่ยนหัวเรื่องทั้งหมดด้วยกันให้เริ่มข้อความใหม่
4. ไม่ส่งข้อความของคุณไปยังผู้รับ อีเมลไม่เป็นทางการ แต่ก็ยังต้องการคำทักทาย เริ่มต้นด้วย“ Dear Mr. Broome,”“ Dear Jim,”“ Hello Jim” หรือเพียงแค่“ Jim” การไม่ใส่ชื่อของบุคคลสามารถทำให้คุณและอีเมลของคุณดูเย็นชา
5. ไม่บัญชีสำหรับเสียง เมื่อคุณสื่อสารกับบุคคลอื่นแบบตัวต่อตัวข้อความ 93% นั้นไม่เป็นคำพูด อีเมลไม่มีภาษากาย ผู้อ่านไม่สามารถมองเห็นใบหน้าของคุณหรือได้ยินเสียงของคุณดังนั้นเลือกคำพูดของคุณอย่างรอบคอบและรอบคอบ ร่วมเป็นส่วนหนึ่งกับอีกฝ่ายและคิดว่าคำศัพท์ของคุณอาจเข้ามาในโลกไซเบอร์ได้อย่างไร
.
6. เยี่ยมชมการตรวจสอบการสะกดคำและไวยากรณ์ ในยุคแรก ๆ ของอีเมลมีคนคิดว่าการสื่อสารในรูปแบบนี้ไม่จำเป็นต้องเป็นจดหมายที่สมบูรณ์แบบ ไม่ถูกต้อง. มันทำ มันเป็นตัวแทนของคุณ หากคุณไม่ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลถูกต้องผู้คนจะถามถึงความสามารถของงานอื่นที่คุณทำ ใช้ตัวพิมพ์ใหญ่และเครื่องหมายวรรคตอนที่เหมาะสมและตรวจสอบตัวสะกดของคุณเสมอ โปรดจำไว้ว่าเครื่องตรวจคำสะกดของคุณจะจับคำที่สะกดผิด แต่ไม่ใช่คำที่ใช้ผิด ไม่สามารถบอกได้ว่าคุณตั้งใจจะพูดว่า “จาก” หรือ “รูปแบบ” “สำหรับ” หรือ “ไปๆมาๆ”, “เขา” หรือ “the.”
7. เขียนนิยายอเมริกันสุดยอดเยี่ยม อีเมลมีความหมายสั้น ๆ ทำให้ข้อความของคุณสั้น ใช้เพียงไม่กี่ย่อหน้าและสองสามประโยคต่อย่อหน้า ผู้คนอ่านอีเมลของพวกเขาเพื่อให้พลาดเสียเวลานาน หากคุณพบว่าตัวเองกำลังเขียนข้อความยาวเกินไปให้ยกหูโทรศัพท์ขึ้นหรือเรียกประชุม
8. การส่งต่อ E-MAIL โดยไม่ได้รับอนุญาต ทุกคนส่วนใหญ่มีความผิดในเรื่องนี้ แต่คิดเกี่ยวกับมัน หากข้อความถูกส่งถึงคุณและมีเพียงคุณทำไมคุณต้องรับผิดชอบต่อการส่งต่อข้อความ บ่อยครั้งที่ข้อมูลที่เป็นความลับไปทั่วโลกเนื่องจากไม่มีใครตัดสิน หากคุณไม่ได้รับการขอหรือขออนุญาตอย่าส่งต่อสิ่งใดก็ตามที่ส่งถึงคุณ
9. การคิดว่าไม่มีใครอื่นที่จะเห็นอีเมลของคุณ เมื่อมันออกจากกล่องจดหมายของคุณคุณไม่มีความคิดที่จะจบอีเมลของคุณ อย่าใช้อินเทอร์เน็ตเพื่อส่งสิ่งใดก็ตามที่คุณทนไม่ได้ที่จะเห็นบนป้ายโฆษณาระหว่างทางเพื่อทำงานในวันถัดไป ใช้วิธีการอื่นเพื่อสื่อสารข้อมูลส่วนบุคคลหรือข้อมูลที่ละเอียดอ่อน
10. การออกจากลายเซ็นของคุณ ปิดชื่อของคุณเสมอแม้ว่าจะมีที่ด้านบนของอีเมลและเพิ่มข้อมูลติดต่อเช่นโทรศัพท์โทรสารและที่อยู่ของคุณ ผู้รับอาจต้องการโทรหาคุณเพื่อพูดคุยเพิ่มเติมหรือส่งเอกสารที่ไม่สามารถส่งอีเมลถึงคุณได้ การสร้างบล็อคลายเซ็นอย่างเป็นทางการพร้อมกับข้อมูลทั้งหมดนั้นเป็นวิธีการที่เป็นมืออาชีพมากที่สุด
11. การตอบสนองทันที ไม่ใช่ทุกคนที่นั่งอยู่หน้าคอมพิวเตอร์เมื่อเปิดอีเมล ความสวยงามของการสื่อสารทางอินเทอร์เน็ตคือความสะดวกสบาย มันไม่ใช่การหยุดชะงัก ผู้คนสามารถตรวจสอบข้อความของพวกเขาเมื่อเหมาะสมกับพวกเขาไม่ใช่คุณ หากการสื่อสารของคุณสำคัญมากจนคุณจำเป็นต้องรับฟังข้อมูลในทันทีให้ใช้โทรศัพท์
12. การปฏิบัติตาม “ถึง” LINE FIRST ชื่อหรือที่อยู่ของบุคคลที่คุณเขียนนั้นเป็นข้อมูลชิ้นสุดท้ายที่คุณควรป้อน ตรวจสอบทุกอย่างอย่างรอบคอบก่อน พิสูจน์สำหรับไวยากรณ์เครื่องหมายวรรคตอนการสะกดคำและความคมชัด คุณพูดในสิ่งที่จำเป็นต้องพูดหรือไม่? “ น้ำเสียง” ของคุณเป็นอย่างไรบ้าง ถ้าคุณอารมณ์เสียน้อยที่สุดเมื่อคุณเขียนอีเมลคุณปล่อยให้มันนั่งเป็นระยะเวลาหนึ่งหรือไม่? คุณรวมไฟล์แนบที่คุณต้องการส่งหรือไม่ หากคุณป้อนชื่อผู้รับก่อนเนื้อหาเว็บฟรีนิ้วลื่นสามารถส่งข้อความได้ก่อนเวลา คุณไม่สามารถนำกลับมาได้
อีเมลช่วยให้ทุกอย่างง่ายขึ้นและเร็วขึ้นรวมถึงการสร้างความประทับใจทางธุรกิจ จดทะเบียนบริษัท ที่ทรงพลังและการสร้างความสัมพันธ์เชิงบวกระดับมืออาชีพ นักธุรกิจที่ใช้เทคโนโลยีอย่างมีประสิทธิภาพและเหมาะสมจะเห็นผลลัพธ์ของความพยายามดังกล่าวในบรรทัดล่าง