ซอฟต์แวร์เดสก์ท็อปต้องการการตั้งค่าเพียงเล็กน้อยและมักจะติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้ มันให้การเข้าสู่ระบบซอฟต์แวร์บัญชีที่อนุญาตให้ผู้ใช้สร้างรายงานค่าใช้จ่ายที่กำหนดเอง ป้อนข้อมูลที่เกี่ยวข้อง และพิมพ์รายงาน

ซอฟต์แวร์รายงานค่าใช้จ่ายถูกใช้โดยบริษัทต่างๆ การโพสต์โดยแขกทั้งแบบส่วนตัวและแบบสาธารณะ เพื่อรักษาบัญชีค่าใช้จ่ายที่ถูกต้อง ทันสมัย และครอบคลุม บัญชีเหล่านี้ประกอบด้วยค่าใช้จ่ายในการเดินทางพร้อมกับการขายและค่าใช้จ่าย และค่าใช้จ่ายในการบริหารที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการของธุรกิจ รับจดทะเบียนบริษัทชุดซอฟต์แวร์เหล่านี้ได้รับการออกแบบมาโดยเฉพาะเพื่อให้งานที่เกี่ยวข้องกับการจัดการค่าใช้จ่ายเป็นเรื่องง่ายและมีประสิทธิภาพ ซอฟต์แวร์มีสองประเภทเช่นเดสก์ท็อปและบนเว็บ แต่ละประเภทมีลักษณะและจุดแข็งของตนเองตลอดจนจุดอ่อน

ซอฟต์แวร์รายงานค่าใช้จ่ายบนเว็บมีเว็บไซต์ส่วนกลางเพียงแห่งเดียวที่อนุญาตให้มีโปรไฟล์ผู้ใช้ที่หลากหลาย อนุญาตให้สร้างรายงานค่าใช้จ่ายภายในแผนกต่าง ๆ ในเวลาเดียวกันและไม่ต้องการการจัดบุคลากรเพื่อจัดทำรายงานสำหรับแต่ละแผนก ซึ่งหมายความว่าบริษัทสามารถเพิ่มประสิทธิภาพได้ตามที่แผนกต่างๆ เติบโตขึ้น ชุดซอฟต์แวร์ทั่วไปประกอบด้วยซอฟต์แวร์การจัดการอาณาเขต นั่นคืออุปกรณ์ POS ความสามารถในการส่งออกข้อมูล และความสามารถในการรวมรายงานกับระบบอื่นๆ เช่น สำหรับการบัญชีหรือบัญชีเงินเดือน

ซอฟต์แวร์เดสก์ท็อปต้องการการตั้งค่าเพียงเล็กน้อยและมักจะติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้ มันให้การเข้าสู่ระบบซอฟต์แวร์บัญชีที่อนุญาตให้ผู้ใช้สร้างรายงานค่าใช้จ่ายที่กำหนดเอง ป้อนข้อมูลที่เกี่ยวข้อง และพิมพ์รายงาน ข้อเสียที่สำคัญอย่างหนึ่งของซอฟต์แวร์ประเภทนี้คือไม่มีความสามารถในการแบ่งปันข้อมูลข้ามแผนกหรือวิเคราะห์ธุรกรรมในอดีต ซอฟต์แวร์เดสก์ท็อปมักจะเหมาะสำหรับองค์กรขนาดใหญ่ โดยจะไม่ให้บริการธุรกิจขนาดเล็กที่มักจะจัดการการออกใบแจ้งหนี้ของตนเองทั้งหมด

ในการใช้ซอฟต์แวร์สำหรับรายงานค่าใช้จ่ายอย่างมีประสิทธิภาพ ผู้ใช้ควรสามารถกำหนดข้อมูลประเภทต่างๆ ที่จำเป็นได้ ฟิลด์อินพุตตัวอย่างจะอธิบายต่อไป โดยให้ผู้ใช้เลือกบัญชีที่จะป้อนรวมถึงจำนวนหน่วยธุรกิจที่ควรรวมไว้ในธุรกรรม พนักงานที่จะถูกเรียกเก็บเงินสำหรับบริการ วันที่ทำธุรกรรม จำนวนเงินที่จะเรียกเก็บเงิน และลูกค้าที่ถูกเรียกเก็บเงินสำหรับบริการ ข้อมูลเพิ่มเติมอาจถูกเพิ่มหากตัวแทนต้องการ

ระบบการเรียกเก็บเงินทางอิเล็กทรอนิกส์จำนวนมากมาพร้อมกับคุณสมบัติรายการเคลมทางอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งช่วยให้ลูกค้าสามารถกำหนดค่าใช้จ่ายทางอิเล็กทรอนิกส์ให้กับผู้ขายที่ระบุ และเพื่อติดตามความคืบหน้าในการเคลมของพวกเขา การเรียกร้องทางอิเล็กทรอนิกส์ยังอำนวยความสะดวกในการจัดการธุรกรรมที่เกิดซ้ำ ส่วนต่อไปนี้ของรายงานค่าใช้จ่ายจะให้รายละเอียดของค่าใช้จ่ายจริง รายงานประกอบด้วยวันที่และค่าใช้จ่ายของทุกธุรกรรมและรหัสที่เกี่ยวข้องกับบริการที่ได้รับการทำสัญญา บรรทัดต่อไปนี้ระบุหมายเลขใบแจ้งหนี้ของสัญญาที่ให้ไว้ในตอนแรก รหัสบริการสำหรับบริการที่ทำสัญญา และคำอธิบายของบริการที่เกี่ยวข้องกับบริการที่สั่งซื้อ

หลังจากอธิบายข้อมูลประเภทต่างๆ แล้ว รายการสุดท้ายจะเป็นจำนวนเงินดอลลาร์ที่เกี่ยวข้องกับแต่ละธุรกรรม ฟิลด์ส่วนใหญ่แสดงรายการทั้งหมดที่อยู่ในบัญชีค่าใช้จ่ายตามชื่อผู้จัดจำหน่ายหรือรหัสบริการ หรือคำอธิบายบริการ นอกจากนี้ยังมีสามบรรทัดที่ระบุมูลค่าที่แท้จริงของดอลลาร์ หากมีการเสมอกันระหว่างจำนวนเงินของต้นทุนทั้งหมดและจำนวนเงินในสัญญาเริ่มต้น จำเป็นต้องกรอกช่องคำ รายการบรรทัดสุดท้ายในรายงานค่าใช้จ่ายจะเป็นสถานะการปฏิเสธการชำระเงิน ซึ่งจะมีเครื่องหมายดอกจันในกรณีที่ชำระเงินแล้ว แต่ยังไม่ได้จัดส่งใบแจ้งหนี้