การเชื่อมช่องว่างระหว่างกระดาษและข้อมูล

รากฐานที่สำคัญของระบบสำนักงานอัตโนมัติที่ประสบความสำเร็จคือความสามารถในการแปลงข้อมูลที่พิมพ์เป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ แอปพลิเคชั่นการประมวลผลเอกสารจำเป็นต้องรวบรวมและจัดทำดัชนีข้อมูลอย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพเพื่อเชื่อมช่องว่างนั้น

ความสามารถนี้สามารถปรับปรุงได้ด้วยการรวมซอฟต์แวร์ Optical Character Recognition (OCR) ด้วยวิธีนี้ข้อมูลที่ถูกแยกจะถูกใช้เพื่อจัดทำดัชนีและบันทึกเอกสารลงในแอปพลิเคชันการจัดการเอกสาร

การรับรู้และจำแนกเอกสารอัจฉริยะนี้เป็นศูนย์กลางของสัญญาฉบับใหม่ของ Tokairo กับผู้จำหน่ายผลิตภัณฑ์นมรายใหญ่ในสหราชอาณาจักร ขั้นตอนการจัดส่งและการรับสินค้าใช้งานได้ดังนี้:

เมื่อได้รับคำสั่งซื้อจากลูกค้าจะมีการส่งใบบันทึกรายการสินค้าคำอธิบายปริมาณน้ำหนักและรหัส
เมื่อส่งมอบจะมีการลงนามบันทึกโดยลูกค้าพร้อมกับหมายเหตุรับสินค้าของลูกค้า (GRN) ซึ่งมีรายละเอียดของสินค้าที่ส่งมอบจริง
ปัญหาเกิดขึ้นหากสินค้าได้รับความเสียหายสูญหายหรือส่งเป็นจำนวนน้อยเนื่องจากความแตกต่างอาจเกิดขึ้นระหว่างบันทึกการส่งและ GRN ของลูกค้า

มีการตั้งค่าระบบเพื่อให้สามารถอ่านเอกสารเหล่านี้โดยอัตโนมัติจับคู่บรรทัดรายการการส่งมอบกับรายการที่สอดคล้องกันจากบันทึกการส่งของ บริษัท

หลังจากส่งมอบทุกครั้งบันทึกย่อการส่งมอบ GRN และเอกสารการส่ง / รับอื่น ๆ จะถูกสแกนโดยพนักงานขับรถส่งสินค้า ณ คลังใดสถานีหนึ่งใน 20 แห่งของสหราชอาณาจักร

การรับมือกับรูปแบบและรูปแบบเอกสารที่แตกต่างกัน

ระบบของ บริษัท ได้รับการกำหนดค่าให้รับรู้ส่วนหัวและส่วนท้ายของ GRN เพื่อให้สามารถอ่านรหัสรายการและปริมาณของแต่ละรายการได้ กระบวนการนี้มีความซับซ้อนเนื่องจากลูกค้าแต่ละรายใช้สไตล์รูปแบบและโครงร่างของ GRN ที่แตกต่างกัน นอกจากนี้ยังมี GRN หลายรายการสำหรับบันทึกย่อการส่งหนึ่งครั้ง – โดยทั่วไปเมื่อมีการส่งมอบครั้งเดียวไปยังเว็บไซต์ลูกค้าหลายแห่ง

อย่างไรก็ตามเมื่อซอฟต์แวร์ OCR ได้รับการกำหนดค่าอย่างถูกต้องเพื่ออ่านบรรทัดในรูปแบบต่าง ๆ ของเอกสารการอ่านแบบฟอร์มที่แม่นยำนั้นมีค่าสูงตั้งแต่ 85% ถึง 90% ผู้ใช้สามารถตั้งค่าขีด จำกัด เพื่อให้เอกสารใด ๆ ที่อยู่ต่ำกว่าระดับที่แน่นอน (เช่น 80%) ถูกป้อนด้วยตนเอง ดังนั้นเอกสารใด ๆ ที่สามารถอ่านได้อย่างถูกต้องน้อยกว่า 80% จึงถูกตั้งค่าสถานะสำหรับการจัดทำดัชนีด้วยตนเอง สิ่งใดที่สูงกว่าค่านี้จะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติ

ระบบจะรวมกระบวนการนี้โดยอัตโนมัติด้วยการจับคู่เอกสารและรายการโฆษณาต่าง ๆ ในคำสั่งซื้อเดิมและจัดเก็บเอกสารทั้งหมดในโฟลเดอร์คำสั่งซื้อที่เหมาะสม

การแก้ไขใบแจ้งหนี้อัตโนมัติ

ความคลาดเคลื่อนใด ๆ จะถูกตั้งค่าสถานะและตรวจสอบโดยอัตโนมัติ สิ่งนี้สร้างการแก้ไขใบแจ้งหนี้การขายที่ออกให้กับลูกค้าซึ่งจะช่วยลดวันลูกหนี้ของ บริษัท โดยทำให้แน่ใจว่าใบแจ้งหนี้การขายตรงกับ GRN ของลูกค้า

หากมีความแตกต่างหรือความล่าช้าในการรับการชำระเงินบทความคุณสมบัติพนักงานสามารถเข้าถึงข้อมูลการจัดส่งทั้งหมดที่เก็บไว้ในโฟลเดอร์คำสั่งซื้อออนไลน์ได้

การรวมการรับรู้เอกสารอัจฉริยะและเทคโนโลยีการจำแนกประเภทช่วยให้ลูกค้าได้รับประโยชน์อย่างมาก:

ลดค่าโสหุ้ยการบริหาร
ปรับปรุงการมองเห็นธุรกิจ จดทะเบียนบริษัท
ลดข้อผิดพลาดในการออกใบแจ้งหนี้และข้อพิพาทและความล่าช้าของผู้ดูแล
เพิ่มกระแสเงินสดด้วยการลดจำนวนวันลูกหนี้
ปรับปรุงการบริการลูกค้า
ปรับปรุงภาพลักษณ์องค์กร